Parte esencial del presupuesto operativo de cualquier empresa que dependa de maquinaria o equipos físicos para su funcionamiento, los costes de mantenimiento son el talón de Aquiles de algunos negocios. Según estudios recientes, estos costes pueden alcanzar hasta el 40% del presupuesto operativo en sectores industriales, lo que refleja su importancia y la necesidad de gestionarlos eficazmente.
Para entender los costes de mantenimiento, es necesario saber qué incluyen todos los gastos asociados a las acciones necesarias para mantener en condiciones óptimas los activos físicos de la empresa. ¿A qué activos nos referimos? Pueden ser máquinas, equipos de transporte, sistemas de TI, edificios e infraestructura, entre otros. No olvidemos que, los costes incluyen también la mano de obra, repuestos, herramientas, y el tiempo en el que los activos están fuera de servicio, conocido como tiempo de inactividad o downtime.
Tipos de costes de mantenimiento
El mantenimiento no es solo un gasto inevitable, sino que tiene un impacto directo en la productividad, rentabilidad, y vida útil de los equipos. Como bien sabes, existen varios tipos de costos asociados al mantenimiento, pero el clasificarlos adecuadamente puede ayudar a gestionar mejor el presupuesto de tu empresa.
A continuación, os detallamos algunos de los costos más relevantes:
Costes directos
Los costes más visibles y, por lo general, los más fáciles de cuantificar. Incluyen el coste de la mano de obra para llevar a cabo el mantenimiento, el coste de los repuestos y materiales necesarios, y los costes asociados con herramientas y equipos específicos utilizados en la reparación.
Fórmula para calcular los costes de mano de obra:
Coste de mano de obra = Nº de técnicos x Horas trabajadas × Tarifa por hora del técnico
¿Qué conseguimos con esta fórmula? Conocer cuánto está costando el tiempo que los técnicos dedican a mantener o reparar un activo.
¿Es necesario cambiar o reemplazar el activo debido a que su mantenimiento es más elevado? ¿Existen mejores opciones en el mercado? Aquí es donde entra en juego el Coste del Ciclo de Vida (LCC). El LCC representa el coste total incurrido a lo largo de la vida útil de un activo, incluyendo su adquisición, operación, mantenimiento y coste de retirada del servicio.
O dicho de otra manera:
LCC = Costo de adquisición + Costo de operación + Costo de mantenimiento + Costo de retirada del servicio.
- Costo de adquisición: El precio inicial para comprar o instalar el activo.
- Costo de operación: Los gastos generados por el uso del activo, como energía o insumos.
- Costo de mantenimiento: Los costos de mantener el activo en funcionamiento, incluyendo reparaciones y repuestos.
- Costo de retirada del servicio: Los gastos asociados a desmantelar o retirar el activo cuando llega al final de su vida útil.
¿Qué se consigue con esta fórmula? Tener una visión completa de todos los costes asociados al activo durante su vida útil, lo que permite una evaluación más precisa sobre si es rentable seguir manteniendo el activo o si conviene proceder con su reemplazo.
Nota: Si el análisis del LCC muestra que los costes acumulados superan los beneficios generados por el activo en su ciclo de vida, es momento de considerar su reemplazo, ya que su mantenimiento no sería económicamente viable.
Costes indirectos
Más difíciles de cuantificar, pero no menos importantes. Dentro de estos, se encuentran los costes por pérdida de producción debido a que los equipos están fuera de servicio, los costes de horas extra para que el personal compense el tiempo perdido, y los costes de oportunidad. Por ejemplo, si un equipo no puede producir durante varias horas o días, la empresa no solo incurre en el costo de la reparación, sino también en la pérdida de los ingresos que hubiera generado.
Fórmula para calcular la pérdida de ingresos:
Pérdida de ingresos = Unidades no producidas por hora × Precio por unidad × Horas de inactividad
Esta fórmula de pérdida de ingresos calcula el dinero que una empresa deja de ganar debido a la inactividad de un activo. ¿Cómo se desglosa?
- Unidades no producidas por hora: La cantidad de productos que no se fabrican mientras el activo está inactivo.
- Precio por unidad: El valor de venta de cada unidad de producto.
- Horas de inactividad: El tiempo total que el activo no está operando.
Costes intangibles
Incluyen factores como la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. Si el tiempo de inactividad afecta la capacidad de la empresa para entregar productos o servicios a tiempo, puede haber consecuencias a largo plazo, como la pérdida de clientes o una imagen negativa en el mercado.
Sugerencia, consejo o como lo quieras tomar, aunque es difícil poner un valor a estos costes, no deben ser ignorados.
Costes de tiempo de inactividad (downtime)
El downtime o tiempo de inactividad ocurre cuando los equipos o sistemas no están operativos, es decir, después de que este falla y queda fuera de servicio. Y ya te avisamos que va a tener un impacto financiero significativo. Además de la pérdida de producción, el downtime implica el uso de recursos adicionales para recuperar la normalidad operativa, como personal extra o servicios de terceros.
Porque, ¿sabes cuál es el promedio, de lo que le cuesta a las empresas el tiempo de inactividad no planificado? ¿Estás sentado? Pues ahí va. Alrededor de 125.000 € por hora.
Para minimizar estos costos, muchas empresas están recurriendo a estrategias de mantenimiento predictivo y preventivo, que permiten identificar posibles fallos antes de que ocurran, para reducir así, el tiempo de inactividad no planificado.
Fórmula para calcular el Costo Total de Mantenimiento (CTM):
CTM = CF + CV + CA + CFa
Donde:
- CF: Costos fijos, como salarios y mantenimiento preventivo.
- CV: Costos variables, asociados a reparaciones y reemplazos.
- CA: Costos asociados al almacenamiento de repuestos y materiales.
- CFa: Costos asociados a fallos y tiempos de inactividad.
Mantenimiento preventivo y correctivo
Los dos enfoques principales del mantenimiento son el preventivo y el correctivo. Y como bien sabemos todos, ambos tienen un impacto directo en los costes.
Sin embargo, y según el estudio de Value of Reliability, más de dos tercios de las empresas del sector industrial sufren paradas no planificadas al menos una vez al mes, lo que les cuesta unos 125.000 dólares por hora, dólar arriba, dólar abajo. A pesar de ello, el 21% de las empresas encuestadas sigue recurriendo al mantenimiento correctivo de emergencia.
Si tú eres capaz de darnos la respuesta, te lo agradecemos, porque nosotros, no lo entendemos.
Mantenimiento preventivo
Los equipos se revisan y mantienen regularmente, lo que ayuda a evitar interrupciones no planificadas. Si bien el mantenimiento preventivo tiene un coste inicial, a largo plazo reduce los costes de reparaciones imprevistas y downtime.
Mantenimiento correctivo
Se lleva a cabo después de que el equipo ha fallado. Es más costoso, ya que a menudo implica reparaciones de emergencia, reemplazos de piezas, y, en algunos casos, puede llevar a tiempos de inactividad prolongados. También hay que tener en cuenta que, también genera un impacto negativo en la vida útil de los equipos.
Clasificación de los costes: CapEx vs OpEx
En la contabilidad empresarial, los costes de mantenimiento se dividen generalmente en CapEx (Gastos de Capital) y OpEx (Gastos Operativos). ¿Lo tenemos claro? ¿Sí? Porque ya os confirmamos que, entender esta clasificación, es clave para tomar decisiones financieras informadas y para gestionar el presupuesto de manera efectiva.
- CapEx: Se refiere a los gastos en activos que generarán beneficios a largo plazo, como la compra de nuevos equipos o la mejora de los existentes. Estos costes se capitalizan y se amortizan a lo largo del tiempo.
- OpEx: Son los costes operativos diarios relacionados con el mantenimiento, como las reparaciones rutinarias y los servicios de mantenimiento preventivo. A tener en cuenta que estos costos, se contabilizan en el ejercicio en el que se incurre, es decir, afectan directamente el flujo de caja.
Optimización de los costes de inventario
Otro aspecto clave de la gestión de los costos de mantenimiento. Un inventario mal gestionado, puede generar tanto costos por exceso de stock, como costes por falta de piezas cuando son necesarias para una reparación urgente. Y debemos entender como inventario dentro del contexto del mantenimiento: almacenamiento, uso y reposición de piezas de repuesto y equipos necesarios para poder realizar las gestiones y actividades correspondientes al mantenimiento.
De ahí que la implementación de un software, como puede ser AlmaGMAO, con su módulo de Spare’s control, te hará disponer de un sistema de gestión de inventario inteligente, con el que minimizar estos riesgos, asegurándote en todo momento, que siempre se tenga lo necesario, pero sin incurrir en costos excesivos de almacenamiento.
Dentro de los costos de inventario tenemos los costos de:
Obsolescencia. Se refiere a amortizaciones, pérdida de valor relacionado con inventarios que no se han usado y tasas de eliminación.
Rotura de stock. Aquí debemos sumar los costes por desabastecimiento (más la pérdida potencial de ingresos por tiempos de inactividad, claro está) y el costo de lo que nos vaya a costar tomar las medidas necesarias para hacer frente a la falta de material.
Fórmula para calcular el costo de inventario:
Coste de inventario = Coste de mantenimiento del stock + Coste de pedidos + Costes por rotura de stock
Donde los costos de mantenimiento del stock incluyen elementos como almacenamiento, depreciación y seguros.
¿Qué significa cada punto? Veámoslo a continuación:
Coste de mantenimiento del stock: Los gastos asociados a almacenar y conservar el inventario, como espacio de almacén, seguros o deterioro.
Coste de pedidos: Los costos relacionados con realizar pedidos, como transporte y administración.
Costes por rotura de stock: Las pérdidas o gastos adicionales que ocurren cuando no hay suficiente inventario para cubrir la demanda.
Tecnologías para reducir costos de mantenimiento
La implementación de tecnologías como el Internet de las Cosas (IoT) y el uso de software de gestión de mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) está transformando cómo se gestionan los costos de mantenimiento.
¿Por qué? Muy fácil. Estos sistemas nos permiten:
- Monitorear en tiempo real el estado de los equipos.
- Generar alertas automáticas cuando un equipo necesita ser revisado o reparado.
- Planificar de manera eficiente el mantenimiento preventivo para evitar fallos.
Además, no olvidemos que, el uso de herramientas como inteligencia artificial (IA) y análisis de datos nos permite identificar patrones y predecir cuándo es probable que ocurra una falla, optimizando aún más los recursos y reduciendo el downtime.
¿Tienes dudas, preguntas o algún tipo de consulta? Nuestro equipo de especialistas te está esperando.