Implementar un sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) puede ser una tarea compleja, pero cuando se ejecuta correctamente, se convierte en una herramienta vital para optimizar el rendimiento de los activos. En AlmaGMAO, hemos ayudado a empresas de diversos sectores a mejorar sus operaciones a través de soluciones tecnológicas que facilitan la gestión del mantenimiento. A continuación, te presentamos las claves fundamentales para una implementación exitosa de un GMAO.
1. Identifica tus necesidades específicas
Antes de seleccionar un GMAO, es primordial que la empresa defina claramente sus necesidades y expectativas. ¿Por qué? Porque permitirá al equipo elegir una solución que se ajuste a sus requerimientos, evitando sobrecostos y funcionalidades innecesarias.
Es vital identificar los procesos críticos que deben ser cubiertos, así como las capacidades específicas que se buscan, como movilidad y capacidad de integración con otros sistemas. Y la razón es muy simple, al definir estos puntos, garantizas que la elección del GMAO sea estratégica.
Preguntas clave para guiar tu decisión incluyen:
- ¿Cuáles son mis principales objetivos al implementar un GMAO?
- ¿Cuáles son los procesos de mantenimiento que quiero optimizar?
- ¿El sistema se puede integrar fácilmente con el ERP u otras herramientas que ya utilizamos?
- ¿Es flexible para gestionar diversos tipos de activos y necesidades de mantenimiento?
- ¿Ofrece movilidad para que el personal pueda acceder a la información desde cualquier lugar?
2. Planifica el proyecto a fondo
Llega el momento de definir los alcances del proyecto, establecer responsables y determinar los KPI o indicadores que te ayudarán a medir su efectividad. Ojo con dejar algún detalle fuera de la planificación, ya que cualquier descuido puede (y créenos que lo hará) generar retrasos y costos adicionales. También es importante que el equipo de mantenimiento defina qué tipo de datos se deben recolectar y cómo se estructurarán, desde los activos hasta los suministros.
¿Por qué insistimos tanto con esto? Porque la creación de un plan de mantenimiento claro y detallado evitará fallos en la configuración y la calendarización. Los errores en esta etapa pueden significar retrasos, pero también duplicar el trabajo necesario en las fases posteriores del proyecto.
3. Prepara al equipo y conciéncialos sobre los beneficios
¿Quieres que la implementación sea un éxito? ¿Sin fricciones? Pues te va a tocar, alinear a todo el equipo y que este, esté alineado y comprenda todos y cada uno de los beneficios que traerá el uso del GMAO en su trabajo diario.
Ya os avisamos que es común que, en la fase inicial, los colaboradores/técnicos sientan que se trata de una carga adicional; por esa razón, es importante comunicarles cómo el sistema reducirá los tiempos de intervención, optimizará la gestión de repuestos y mejorará el acceso a la información en tiempo real. Habrá incrédulos que hasta que no lo vean no se lo crean, sí, pero seguir estos pasos, facilitará la adopción y permitirá que el equipo vea el GMAO como una herramienta que simplifica sus labores.
Entre los principales beneficios que aporta un GMAO están:
- Reducción de mantenimientos correctivos.
- Optimización de tiempos y recursos.
- Acceso rápido y eficaz a la información de los activos.
- Mejora en la planificación y ejecución de tareas.
- Facilita la obtención de informes y análisis detallados.
- Reducción de errores humanos y duplicación de datos.
4. Evalúa múltiples soluciones antes de decidir
No queramos correr antes de andar. En el proceso de implementación, es importante no apresurarse a tomar decisiones. Una buena práctica es evaluar al menos tres posibles soluciones para cada problema o reto que surja. Con esto, no solo fomentamos la participación activa del equipo, sino que también nos podemos permitir considerar diferentes enfoques y perspectivas antes de definir una única solución.
Tampoco podemos olvidar que involucrar a varias áreas en el proceso de decisión crea un entorno más colaborativo y reduce el riesgo de errores en la implementación.
5. Establece un calendario de metas claras
Asumámoslo. Hay que poner deadlines. Por esa misma razón, uno de los aspectos clave para la implementación exitosa de un GMAO es trabajar con un calendario que establezca metas claras, compromisos y responsables.
¿Qué debe incluir este calendario? Pues tanto los hitos principales del proyecto como las tareas cotidianas que deberán ejecutarse para llegar a dichos objetivos. Sobra decir que compartir este plan con todo el equipo es esencial para garantizar que todos estén al tanto de los plazos y sepan qué deben hacer en cada etapa. Además, mantener una comunicación constante es lo que nos va a permitir realizar ajustes a tiempo si surge algún inconveniente o si las metas cambian.
6. Recolección y carga de información de activos
El inventario de activos es uno de los procesos más críticos en la implementación de un GMAO y para ello, es fundamental que la información sea siempre precisa y completa, ya que este será el punto de partida para la gestión de tus activos.
¿Cuánto tiempo nos va a llevar esto? Depende. Del volumen de activos, de la profundidad de la información requerida y de los recursos disponibles. Por eso, desde AlmaGMAO te recomendamos hacer una revisión exhaustiva de los datos antes de cargarlos en el sistema, con la intención de asegurarnos de que no haya duplicaciones ni errores conceptuales.
Y de nuevo, recordamos la importancia de sumar al equipo técnico desde el principio para que validen la información, ya que serán ellos quienes trabajen con estos datos diariamente.
7. Realiza pruebas antes de la implementación completa
Encargadas de verificar que todos los procesos funcionan correctamente y que no existen deficiencias en la información cargada. A tener en cuenta que, las pruebas «en frío» ayudan a ajustar posibles errores antes de comenzar a emitir órdenes de trabajo, garantizando así que las primeras tareas sean ejecutadas sin inconvenientes.
Otra opción es establecer un período de pruebas, para evaluar si la plataforma cubre todas las necesidades planteadas en la fase de planificación y si el equipo está preparado para operar con el nuevo sistema. ¿Necesario? Y tanto, sobre todo cuando veas cómo se reduce el riesgo de interrupciones o errores durante el uso cotidiano del sistema.
8. Capacitación y seguimiento continuo
Si bien muchas empresas optan por aprender sobre la marcha, esta estrategia puede prolongar la curva de aprendizaje y generar errores que afecten la operativa diaria. Contar con expertos en el manejo del sistema desde el inicio permitirá que el equipo adquiera rápidamente las habilidades necesarias para aprovechar al máximo el GMAO.
Por eso, en AlmaGMAO te ofrecemos apoyo continuo durante y después de la implementación, asegurándonos que cualquier duda o problema que te surja, sea resuelto rápidamente. Con este seguimiento constante garantizamos que el sistema se mantenga optimizado y que se puedan incorporar mejoras a medida que las necesidades de la empresa evolucionen.