Antes de meternos en harina, déjanos decirte algo que hemos aprendido en estos 20 años. La diferencia entre un responsable de mantenimiento que sobrevive y uno que triunfa reside en su capacidad de análisis. No se trata de tener el software más caro, que no te engañen. Ni de los estudios que tenga. Es algo tan simple como saber qué preguntar a los datos. Interpretarlos. Si tenemos en cuenta que la disponibilidad de los activos puede determinar el margen de beneficio de todo un trimestre, ignorar los informes de tu GMAO es, sencillamente, dejar dinero sobre la mesa. O peor, tirarlo por el retrete.
A menudo nos encontramos con empresas que tienen el 80% de sus datos en mute. Silenciadas, vamos. Sí, registran averías, pero no analizan por qué ocurren. Guardan facturas de repuestos, pero no ven el patrón de desgaste. Es muy importante que, antes de seguir entendamos que un informe bien estructurado no es simple y llanamente una hoja con números, es por decirlo de otra manera, el historial médico de tu planta y la bola de cristal, con pitonisa incluida, que te dice dónde va a fallar la siguiente pieza.
La importancia de la trazabilidad y la calidad del dato
Vaya la verdad por delante, si metes basura en el sistema, vas a sacar basura pero en formato informe. Así de claro. Para que un GMAO como el nuestro te sirva para decidir si comprar una máquina nueva o reparar la vieja, la información de base tiene que ser impecable. Y todo esto empieza con los técnicos usando dispositivos rugerizados y códigos QR para que cada intervención se registre en el momento exacto, sin que se pierda nada por el camino.
No hay que ver la trazabilidad total de activos como un lujo o algo excesivo, sobre todo si tenemos en cuenta que es la base de la inteligencia operativa. Cuando cada orden de trabajo, cada tornillo de repuesto y cada minuto de parada quedan vinculados a un activo concreto, el informe de fin de mes deja de ser un trámite burocrático y se convierte en una herramienta estratégica a disposición de la empresa.
¿Por qué la toma de decisiones basada en datos vence a la intuición?
La intuición es genial si te dedicas a ventas, o si eres un artesano, por ejemplo, pero es MUY peligrosa para un director de operaciones. Los datos reales te permiten ver lo que el ojo humano ignora por el sesgo de la urgencia. Por la urgencia o directamente por lo que el ojo (y el técnico) no quieren ver. A veces creemos que la máquina A es la más problemática porque hace excesivo ruido, pero los datos nos dicen que la máquina B, o la Z, la que tú quieras, que casualmente es la silenciosa, es la que más horas de parada técnica acumulada tiene al año. Por eso es tan importante:
- La eliminación de sesgos (para una máquina no existen o no deberían existir los días malos).
- La justificación de inversiones, ya que como comprenderás es mucho más fácil pedir presupuesto a la gerencia con una tabla de ROI que con una creencia acerca de que algo se va a romper.
- La optimización de recursos. Importante como ella sola, porque seamos sinceros, ¿realmente necesitas tres técnicos en el turno de noche? No, no respondas ahora. Los informes de carga de trabajo te darán la respuesta.
| Beneficio del análisis de datos | Impacto estimado en operaciones |
| Reducción de paradas no planificadas | 15% – 20% |
| Incremento de la vida útil de activos | Hasta un 10% |
| Ahorro en costes de mantenimiento | 10% – 25% |
| Mejora en la productividad técnica | 20% – 30% |
KPIs críticos
No te vuelvas loco/a intentando medirlo todo. Es mejor tener cinco indicadores que entiendas a la perfección que cincuenta que solo decoren el cuadro de mando. Un buen informe de gestión debe resumir el estado de salud de tu operativa de un simple vistazo. Si el sistema es personalizable, como el nuestro, puedes poner en primera línea aquello que más te afecta. ya sea el coste de los repuestos o el tiempo medio de reparación.
MTBF y MTTR
El Tiempo Medio Entre Fallos (MTBF) y el Tiempo Medio de Reparación (MTTR) son el pan de cada día de cualquier ingeniero de mantenimiento. El primero nos dice qué tan fiable es tu equipo y el segundo, qué tan eficiente es tu equipo humano (o qué tan difícil es arreglar la máquina).
Si tu MTBF está bajando, tienes un problema de calidad en el mantenimiento preventivo. Si tu MTTR sube, quizás tus técnicos necesiten formación o mejor acceso a los manuales técnicos desde sus terminales móviles.
El índice de cumplimiento del mantenimiento preventivo
Este es un dato que nos gusta mucho analizar. ¿Por qué? Porque representa el porcentaje de tareas planificadas que realmente se llevaron a cabo. Déjanos decirte que un valor bajo aquí es el preludio de un desastre operativo. Si no cumples con el preventivo hoy, pagarás un correctivo mucho más caro mañana.
- Un objetivo recomendado debería ser un cumplimiento superior al 90%.
- La consecuencia del incumplimiento no es otra que el aumento exponencial de las averías críticas en los 3 meses siguientes.
| KPI de mantenimiento | Definición operativa | Valor objetivo (Benchmark) |
|---|---|---|
| MTBF | Tiempo medio entre averías | Maximizar según fabricante |
| MTTR | Tiempo medio de reparación | < 2 – 4 horas (sector dep.) |
| PMP | Porcentaje de mantenimiento planificado | > 85% del tiempo total |
| Backlog | Carga de trabajo pendiente | 2 a 4 semanas por técnico |
Gestión de repuestos y control de costes
Aquí es donde muchos departamentos de mantenimiento pierden el control del presupuesto. Porque va, ¿cuántos de vosotros tenéis el almacén lleno por si acaso pero luego os falta un rodamiento específico cuando la línea se para, ponle tú a las 3 de la mañana y os acaba costando miles de euros por minuto?
De ahí la importancia y necesidad de los informes de gestión de stock, ya que nos permiten aplicar criterios inteligentes, véase puntos de pedido automáticos, niveles de stock mínimo y máximo basados en el consumo real, no en estimaciones. Sobre todo, ahora que con la tecnología QR, cada vez que un técnico retira un repuesto, el sistema descuenta el stock y, si llega al mínimo, lanza una alerta. Tenemos todas las opciones y posibilidades sobre la mesa. Solo hay que hacer (y saber cómo) buen uso de ellas.
El coste total de propiedad (TCO)
¿Sabes cuánto te cuesta realmente ese compresor que compraste hace cinco años? No, no busques la factura que no es solo el precio de compra. Es la suma de la energía, las piezas de recambio, las horas de técnico y lo que has perdido cuando ha fallado.
Los informes de explotación de datos de un GMAO te permiten calcular el TCO de cada activo. Por eso, que no te extrañe (ni te dé pena) cuando los datos demuestren que es más rentable desguazar una máquina y comprar una nueva que seguir manteniéndola.
Roturas de stock y su impacto operativo
Una rotura de stock en una pieza crítica puede alargar una reparación sencilla de 2 horas a 3 días mientras esperas al proveedor. Poca broma con esto porque dispara tu MTTR y hunde tu productividad. ¿Cómo ponerle freno?
- Identificación de críticos: Clasifica tus repuestos según la criticidad de la máquina a la que sirven.
- Alertas tempranas: Configura el GMAO para que te avise antes de llegar a cero.
- Trazabilidad QR: Asegura que cada salida de almacén esté justificada con una Orden de Trabajo.
| Categoría de repuesto | Estrategia de stock | Riesgo operativo |
| Críticos (A) | Stock de seguridad alto | Parada total de planta |
| Consumibles (B) | Reposición automática | Retrasos menores |
| No Críticos (C) | Compra bajo demanda | Impacto mínimo |
Del mantenimiento reactivo al proactivo
No te queremos engañar. El objetivo final de usar los informes de un GMAO es cambiar la cultura de la empresa. Pasar de arreglar lo que se rompe a evitar que se rompa. Ahí es dónde se va el dinero. Y ojo que no lo decimos nosotros, porque según datos oficiales del sector, el mantenimiento reactivo es entre 3 y 4 veces más caro que el preventivo.
Al empezar a explotar los datos de las anomalías detectadas, empezarás a ver patrones que antes eran invisibles al ojo humano. Tendrás claro, por ejemplo, que cuando la temperatura ambiente sube de 30°C, ese motor lo más seguro es que empiece a vibrar por una dilatación térmica fuera de tolerancia; o detectarás situaciones más sutiles, como que siempre que la temperatura exterior baja de 5°C, las bombas de transferencia sufren picos de sobreconsumo eléctrico porque la viscosidad del fluido aumenta y el motor trabaja forzado. Ese es el tipo de decisión operativa que salva turnos de producción completos y evita que el activo se degrade prematuramente.
Análisis de anomalías y patrones de fallo
A través del módulo de gestión de anomalías, los técnicos tienen la opción de registrar eventos que no son averías todavía, pero que, ten por seguro que lo serán. El informe de anomalías por área nos ayuda a priorizar dónde enviar a tu equipo antes de que ocurra el fallo catastrófico.
Para una detección precoz es recomendable el uso de fotos y vídeos cargados desde el móvil para análisis remoto, al igual que consultar el historial de activos para ver qué se le hizo a la máquina la última vez que presentó el mismo síntoma. Sí, lo sabemos, parece algo básico, pero te sorprendería la cantidad de veces que se pasa por alto.
Optimización de la mano de obra
Un GMAO no solo gestiona máquinas, gestiona el recurso más caro y escaso de cualquier planta, que no es otro que el tiempo de las personas. Es fundamental interiorizar que el personal técnico tiene una capacidad finita. No son supermanes. Por eso son tan relevantes los informes de carga de trabajo y eficiencia técnica, ya que nos ayudan a saber el estado en que se encuentra tu equipo. Si están simplemente sobreviviendo o va todo sobre ruedas.
Cuando analizamos el backlog (la carga de trabajo pendiente), no estamos mirando una lista de tareas y ya. Miramos la sostenibilidad de la operación. Si tu backlog crece semana tras semana, algo falla. Significa que tu preventivo está fallando o que tu capacidad operativa está desbordada. Aquí los datos te dan la base científica para decidir si es el momento de contratar personal externo para una campaña de choque o si la solución pasa por invertir en automatización para liberar a tus técnicos de tareas que pueden ser repetitivas y de bajo valor. Creo que todos entendemos que un técnico saturado, con numerosos correctivos urgentes, es un técnico que no tiene tiempo para inspeccionar con calidad, lo que genera un círculo vicioso de fallos que solo se rompe con una gestión de recursos basada en informes de eficiencia.
¿Y sabes qué? Que en AlmaGMAO, te damos la capacidad de entender tu propia fábrica. Si dejas que los informes hablen, ellos te dirán exactamente qué pasos dar para que tu planta sea más eficiente, más segura y, sobre todo, mucho más rentable.
Dicho esto, ¿empezamos a medir de verdad?